Автоматизация бизнеса: ключевые аспекты и практические примеры

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение различных технологий для улучшения работы компании. В любом деле есть место для автоматизации процессов, даже самые маленькие изменения могут сделать бизнес шустрее и конкурентоспособнее.

Поговорим о том, что и как можно автоматизировать.

Что именно можно автоматизировать в рамках бизнеса

Можно автоматизировать практически всё, начиная от элементарных рутинных задач и заканчивая комплексными производственными процессами. что такое автоматизация бизнес-процессов:

• Низкая скорость интернета в офисе ➡ меняем провайдера
• В офисе постоянно грязный пол ➡ ставим перед входом аппарат для чистки обуви, упрощаем работу уборщице
• Срываются звонки от клиентов ➡ внедряем виртуальную АТС
• Сотрудники бегают целый день подписывать бумаги  ➡ переходим на ЭДО

Если клиенты постоянно просят рассчитать стоимость типовых услуг, можно воспользоваться квизом с онлайн-калькулятором, установить его на сайте, в соцсетях, использовать в рекламе, оформить куар-кодом — а дальше собирать готовые заявки.

‍

‍

Шаблон доступен в нашей Галерее

Масштаб автоматизации деятельности зависит от экономической целесообразности. Цена улучшений может начинаться от пары тысяч рублей за установку датчика протечек в офисе до нескольких миллионов за пересборку бизнеса по принципам бережливого производства, с написанием собственного ПО и закупку нового оборудования.

Для чего нужна автоматизация

1. Автоматизированные бизнес-процессы позволяют сократить время на рутинные задачи.
2. Помогает оптимизировать операционные расходы.
3. Снижает вероятность человеческих ошибок.
4. Улучшает клиентский опыт.
5. Автоматизированные системы анализируют большие объёмы данных, что помогает бизнесу принимать обоснованные стратегические решения.
6. Помогает в управлении рисками и обеспечении безопасности бизнес-процессов, например, защищая данные и контролируя доступ к системам.

Виды и особенности автоматизации: разбираем на примерах

Разберём сферы, где нужна автоматизация работы.

HR и кадры

Системы управления кадрами (HRMS — Human Resources Management System) автоматически управляют данными о сотрудниках, их рабочими часами, отпусками, зарплатой, обучением. Если штат компании больше 100 сотрудников, справки из отдела кадров приходится ждать по две недели, найм новых специалистов растягивается на месяцы, а кадровики постоянно в мыле — это верный признак того, что процессы нужно автоматизировать.

В чём плюсы:

✔️ Автоматически сортируют, фильтруют и оценивают кандидатов на вакансии.

✔️ Управляют процессом приёма на работу.

✔️ Помогают в адаптации новых сотрудников.

✔️ Формируют заявления на отпуск и заявления на повышение в должности.

✔️ Автоматически отслеживают и оценивают рабочую производительность сотрудников, также управляют процессом постановки и достижения целей.

✔️ Управляют процессом обучения и развития сотрудников, включая планирование, запись на курсы, оценку результатов и отчётность.

Так выглядит план развития сотрудника в автоматизированной системе. Сотрудник и его руководители согласовывают направления, по которым предстоит работать и видят процесс, дают оценку и вносят коррективы в план, если это требуется. Весь процесс абсолютно прозрачный

Проводить первичный отбор и сегментацию кандидатов можно через квиз. Квиз экономит время hr-специалиста и автоматизирует начальный этап рекрутинга. Дальше специалист по ответам выбирает тех, с кем можно продолжить общение.

Посмотреть вопросы квиза можно в нашей Галерее шаблонов, и добавить квиз к себе в личный кабинет, чтобы автоматизировать процесс найма сотрудников

Маркетинг, продажи, клиентский сервис

Автоматизация в маркетинге помогает бизнесу делать работу быстрее, легче и дешевле. Это значит, что компании могут привлекать новых клиентов, предоставлять лучший сервис и зарабатывать больше денег.

Существует множество сервисов для автоматизации этой сферы, и вот чем они полезны:

✔️ Email-маркетинговые платформы автоматически рассылают персонализированные письма и отслеживают аналитику.

✔️ Чат-боты и виртуальные ассистенты отвечают на часто задаваемые вопросы и обслуживают клиентов онлайн.

✔️ Инструменты веб-аналитики собирают и анализируют данные о клиентах и маркетинговых кампаниях.

✔️ Системы управления контентом (CMS) автоматизируют публикации и управляют контентом на сайтах и в блогах.

✔️ Платформы для управления соцмедиа помогают планировать и публиковать контент в социальных сетях.

✔️ Платформы для автоматизации обслуживания клиентов управляют запросами клиентов, создают тикеты и отслеживают их статус.

✔️ CRM системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами) собирают, хранят и анализируют информацию о клиентах и историю их взаимодействия с компанией.

✔️ Встроенная аналитика квиз-маркетинга помогает отследить всю воронку прохождения квиза и посмотреть данные о клиентах.

Благодаря встроенной аналитике Марквиз маркетолог видит воронку ответов опроса и может сразу анализировать слабые места. Статистика пользователей показывает географию и тип устройств, с которых клиенты проходили квиз

Кроме того, квизы интегрируются с большинством сервисов автоматизированного управления рекламой, такими как Unisender, Roistat, LP Trecker и другими.

Так выглядит раздел «Интеграции» в личном кабинете Марквиз

Документооборот

Автоматизация документооборота упрощает работу с документами на каждом этапе.

Что можно автоматизировать и в чём польза:

✔️ Создание и отправку документов — система автоматизации бизнеса хранит шаблоны документов, заполняет их из базы данных, отправляет нужным сотрудникам.

✔️ Утверждение и согласование — документы уходят в работу по типовому маршруту.

✔️ Подписание документов — электронные подписи ускоряют согласование документов.

✔️ Управление версиями документа — можно управлять версиями документа, и всегда видеть последнюю версию.

✔️ Уведомления и напоминания — можно настроить уведомления и напоминания, например, о том, что нужно утвердить заявки до определённого числа каждого месяца.

✔️ Хранение и поиск документов — всегда быстрый доступ к докам через поиск по ключевым словам или фильтры.

✔️ Аналитика и отчётность — система автоматизации бизнес-процессов показывает разную статистику производительности, например время обработки документов, количество документов в обороте. Это помогает оптимизировать процессы и повышать эффективность работы.

✔️ Соблюдение требований безопасности и конфиденциальности — система обеспечивает защиту данных и соблюдение законодательства по хранению и передаче документов.

Директум RX, система электронного документооброта, отображает все входящие задачи, их статус, исполнителя и срок исполнения задачи

🕵️ 💡 Как автоматизировать сбор данных из квиза в Google-таблицы

Чтобы автоматизировать обработку данных, которые мы получили от клиентов через квиз, можно настроить интеграцию с Google-таблицами.

Для этого создаём новую папку или копируем ссылку на ту, что у нас есть. После установления интеграции с таблицей в ней появится новая вкладка с названием квиза и датой создания интеграции.

Финансы

Автоматизация процесса в финансовой сфере помогает с бухгалтерскими операциями, счетами, платежами, учëтом расходов и доходов, а также финансовым анализом и отчетностью.

Как помогает автоматизация финансов в бизнесе:

✔️ Создаёт и отправляет счета клиентам, проводит автоплатежи поставщикам и контролирует выполнение финансовых обязательств.

✔️ Ведёт бухгалтерский учёт и формирует финансовые отчёты, предоставляя сводную информацию о финансовом состоянии компании.

✔️ Помогает контролировать расходы и доходы, составлять бюджеты на различные периоды и анализировать финансовую производительность компании.

✔️ Рассчитывает налоги, подготавливает и отправляет налоговые декларации, обеспечивает соблюдение финансового законодательства.

✔️ Анализирует финансовые данные, выявляет тренды и прогнозирует будущие финансовые результаты.

✔️ Управляет инвестициями, проводит анализ рисков и доходности инвестиций, принимает решения о диверсификации портфеля.

✔️ Обеспечивает автоматический контроль финансовых операций, соблюдение внутренних и внешних стандартов.

1С, раздел с информацией о продажах, текущим состоянием по оплате, сроками исполнения и другими важными для финансового учёта данными

Управление складом, складскими остатками, инвентаризацией, учётом товара

Автоматизация в бизнесе позволяет в реальном времени отслеживать количество и распределение товаров на складе, управлять запасами, проводить инвентаризацию, управлять возвратами, отслеживать перемещения товаров по складу, маркировать товар.

Как помогает в бизнесе:

✔️  Оптимизирует запасы, сокращает затраты на хранение и предотвращает потери.

✔️  Повышает эффективность работы склада.

✔️ Сокращает затраты на управление складом.

✔️  Обеспечивает быстрое и точное выполнение заказов, что повышает уровень обслуживания клиентов.

✔️  Помогает принимать обоснованные управленческие решения благодаря прозрачности данных.

✔️ Помогает соблюдать стандарты хранения, отслеживать сроки годности товаров и соблюдать требования по безопасности.

Данные об остатках на складе в программе 1С

Логистика и доставка

В логистике и доставке можно и нужно автоматизировать следующие процессы:

✔️ Отслеживание отгрузки товаров помогает оптимизировать использование складских ресурсов.

✔️ Маршрутизация и планирование доставки сокращает сроки в пути, уменьшает расходы на топливо и транспорт.

✔️ Предоставление клиентам актуальной информацию о статусе заказов улучшает качество обслуживания.

✔️ Помогает оптимизировать рабочие графики водителей.

✔️ Сокращает время на обработку заказов и уменьшает вероятность ошибок.

✔️  Автоматизация возврата товаров и учёт причин возвратов помогает сократить время на рассмотрение заявок и оптимизировать управление запасами.

Система отслеживания посылки на сайте транспортной компании СДЭК позволяет клиентам видеть статус доставки

Управление

Автоматизация процессов управления в компании улучшает взаимодействие между отделами, а также повышает эффективность проектного управления.

Как это используется в бизнесе?

✔️ Система управления автоматически назначает задачи, показывает прогресс выполнения и координирует работу между участниками проекта.

✔️ Обеспечивает возможность быстрого обмена информацией и документацией.

✔️ Позволяет лучше управлять процессами мотивации сотрудников, что в свою очередь способствует повышению производительности и эффективности работы.

Программа для управления проектами Адванта, российский аналог Microsoft Project

Производство

Автоматизация предприятий позволяет производить больше и дешевле. Однако программы, системы автоматизации бизнеса и оборудование могут стоить дорого.

Примеры автоматизации бизнес-процессов предприятия:

✔️ Системы управления производством (МES) автоматически управляют и контролируют запуск, остановку, настройку и мониторинг оборудования, а также сбор и анализ данных о производстве.

✔️  Программируемые логические контроллеры (PLC) управляют и контролируют оборудование на производстве, включая пневматические, гидравлические и электронные устройства.

✔️  Роботы-манипуляторы выполняют сборку, покраску, упаковку, погрузку товаров.

✔️  Автоматические транспортёры перемещают товары и материалы, что ускоряет процесс и снижает затраты на транспортировку.

✔️  Автоматизированные системы складирования хранят и перемещают товары и материалы на складе, что ускоряет процесс и снижает затраты на хранение.

✔️  Системы управления качеством следят за качеством товаров.

Программа автоматизации производства Mastercam разрабатывает в авторежиме управляющие программы по каркасной геометрии и по любым 3D-моделям

Группировка процессов для успешной автоматизации

Группировка процессов — это способ автоматизации компании с точки зрения организации различных дел в компании по категориям или видам. Сначала создаём группы, а потом смотрим, что можно автоматизировать.

Группируем:

1. По функциям. Делим процессы по разным отделам в компании. Например, финансы, продажи, маркетинг, производство.
2. По тому, как отделы связаны друг с другом. Если процессы связаны вместе и пошагово движутся от одного этапа к другому, можно объединить их в одну цепочку.
3. По тому, как компания взаимодействует с внешними контрагентами. Процессы могут быть связаны с клиентами, другими компаниями или государственными организациями.
4. По их важности для компании. Некоторые дела могут быть важнее других. Например, то, что приносит деньги, работает на репутацию или прибавляет ценности.
5. По приоритетам. Сначала работаем над тем, что считаем самым важным для компании, а затем переходим к менее важным.

Группировка дел помогает лучше понять, что происходит в компании, и какие области нуждаются в улучшениях или изменениях.

С чего начать автоматизацию бизнеса и как автоматизировать бизнес-процессы

Чтобы найти процессы, которые можно автоматизировать, а также выбрать систему автоматизации и успешно её внедрить, нужно провести предварительную работу.

Вот несколько шагов, которые помогут понять, как автоматизировать бизнес:

1. Определяем цели. Это может быть увеличение производительности, снижение затрат, улучшение качества обслуживания клиентов, масштабирование бизнеса или что-то другое.
2. Анализируем текущие процессы. Выявляем места, где возможна автоматизация, и определяем, какие именно процессы будем автоматизировать.
3. Выбираем подходящие инструменты, выбираем, что можно сделать самостоятельно, а что лучше отдать профессионалам. Исследуем рынок программного обеспечения и инструментов для автоматизации, смотрим оборудование — и выбираем то, которые соответствует нашим потребностям и бюджету.
4. Составляем план внедрения. Разрабатываем план внедрения автоматизации, определяем этапы и сроки реализации, а также ресурсы, необходимые для успешного внедрения.
5. Внедряем и тестируем. Поэтапно внедряем выбранные инструменты, тестируем их работу на практике и вносим необходимые коррективы.
6. Обучаем персонал. Учим сотрудников работе с новыми инструментами и процессами, обеспечиваем им поддержку и помощь.

Есть много способов автоматизировать процессы в компании. Сейчас существует сервисы, которые были изначально разработаны под самостоятельное внедрение компанией. Это коробочные типовые решения, облачные сервисы и готовое ПО.

Собрали в таблицу процессы и поделили на те, которые можно внедрить самостоятельно и те, которые лучше отдать на аутсорс.

Какую выгоду извлечь из автоматизации

Как правило, когда внедряют автоматизацию, это положительно влияет на следующие аспекты:

1. Становится проще управлять процессами.
2. Увеличивается производительность.
3. Сокращаются операционные затраты.
4. Растёт качество продукции или услуг.
5. Повышается конкурентоспособность.

Приведём пример, когда автоматизация практически ничего не стоит компании, при этом несёт выгоды и упрощает взаимодействие между отделами.

Предположим, что нам нужно собрать статистику и провести агрегацию данных из разных таблиц Excel. Мы принимаем решение автоматизировать выгрузку данных с помощью SQL. Это значительно упрощает процесс работы: вместо того, чтобы проводить много времени за Excel, мы можем написать скрипт на SQL, и за несколько минут и система сама выдаст всю нужную информацию.

Если сотруднику не хватает скиллов, чтобы автоматизировать работу с данными через SQL или Python, можно отправить его на обучение. В итоге это может оказаться гораздо дешевле, чем закупать новое ПО или найм отдельной единицы под эту задачу.

🕵️ Научиться делать квизы можно самостоятельно и без затрат. Приходите на наш бесплатный мини-курс

Как оценить успех автоматизации

Вот примерные шаги, которые помогут разложить всё по своим местам:

1. Определяем ключевые показатели (KPI). Может быть, это уменьшение времени на задачи, больше продукции или меньше затрат.
2. Сравниваем с прошлыми результатами. Это покажет, насколько успешно изменения повлияли на нашу работу.
3. Спрашиваем мнения у сотрудников. Соберём оценки людей, которые используют новые инструменты.
4. Считаем деньги. Определим, как автоматизация влияет на нашу прибыль и расходы.
5. Смотрим на показатели производства. Например, сколько товаров производится или как быстро они доставляются.
6. Сравниваем наши показатели с конкурентами. Это поможет понять, как автоматизация влияет на нашу позицию на рынке.
7. Считаем затраты на автоматизацию. Учитываем, сколько времени и денег потребовалось для внедрения автоматизации и сравним с ожидаемыми результатами.

Приведём пример оценки работы техподдержки в конструкторе Марквиз. Мы высчитываем KPI по нескольким показателям:

✔️ Выполнение критерия проверки заявки

✔️ Выполнение SLA1 — насколько быстро сотрудником был дан ответ

✔️ Владение информацией

✔️ Оценки пользователей (СSAT)

✔️ Мотивированность в решении проблемы пользователя

✔️ Выполнение SLA2 — насколько быстро сотрудником был дан ответ в нерабочее время

✔️ Активность в команде

В CRM-системе подсчитывается общая сумма баллов за неделю, затем директор техподдержки выгружает данные в табличку Exсel.

По данным из таблички оцениваем работу нашей техподдержки в Марквиз

Данные помогают оценивать работу техподдержки исходя из объективных данных, то есть прописанных KPI. Высокие оценки наших клиентов — это прежде всего результат аналитики и постоянной работы над улучшениями ключевых показателей.

Средства автоматизации бизнеса

Средства автоматизации бизнеса включают в себя программное обеспечение, онлайн-платформы и специализированные системы.

Это могут быть:

✅ CRM-системы для управления клиентами

✅ ERP-системы для управления ресурсами компании

✅ системы управления проектами

✅ программы для автоматизации учёта, финансов и производственных процессов

✅ инструменты для автоматизации маркетинга и продаж, такие как Марквиз

К примеру, квиз может познакомить с продуктом не хуже продавца-консультанта. Пока клиент отвечает на вопросы, он формирует мнение о продукте, выбирает подходящий вариант, прогревается, а затем оставляет свои контакты и всю информацию о том, что его интересует. Посмотреть готовый шаблон квиза по выбору напольных покрытий можно в нашей Галерее.

Из всего списка инструментов и средств для автоматизации более подробно рассмотрим CRM-системы.

CRM как частный случай автоматизации бизнеса

CRM (Customer Relationship Management) — это не просто система управления взаимоотношениями с клиентами, а инструмент, направленный на установление и поддержание эффективной связи между компанией и клиентом.

Основная цель CRM заключается в том, чтобы создать положительный опыт взаимодействия с клиентами. Это достигается благодаря грамотному использованию данных о клиентах и автоматизации процессов продаж.

CRM позволяет компании лучше понимать потребности и предпочтения клиентов, а также эффективнее управлять всем циклом продаж: от привлечения клиента до его удержания.

Так выглядит CRM-система по сбору заявок через квизы в Марквиз

🕵️ Подробнее читайте в нашей отдельной статье CRM-системы, как они помогают продавать

Как с помощью автоматизации оптимизировать процессы продаж: разбираем на примерах

Хорошо, когда онлайн-сервисы и инструменты берут на себя рутинные задачи, которые раньше выполнялись вручную. В случае отдела продаж рутина включает в себя учёт и обработку клиентской базы, сегментацию лидов и другие повседневные операции. Чтобы снять нагрузку с сотрудников, ускорить процессы и в итоге увеличить продажи используем:

1. Квизы помогают привлечь лидов через взаимодействие на сайте компании или на специальной странице.
2. CRM-системы хранят информацию о клиентах, сделках и контактах, а также автоматизируют процессы, связанные с продажами.
3. Виртуальные АТС заменяют традиционную телефонную аппаратуру и помогают управлять звонками от клиентов через облачное хранилище.
4. Бизнес-аккаунты и чат-боты в мессенджерах помогают автоматизировать взаимодействие с клиентами через мессенджеры.
5. Email-рассылка и триггерные письма полноценный инструмент для продаж, который можно автоматизировать для быстрой отправки персонализированных сообщений и проведения тестовых рассылок.

🕵️ Подробнее читайте в статье Как автоматизировать отдел продаж и ускорить привлечение клиентов

Практические советы по оптимизации бизнес-процессов через автоматизацию

Вот несколько практических советов по автоматизации бизнес-процессов:

1. Используем сквозную аналитику

Инструменты для сквозного анализа данных помогут получить полную картину бизнес-процессов от начала до конца. Это позволит выявить узкие места.

2. Следим за расходами

Перед внедрением систем автоматизации важно проанализировать свои финансовые возможности. Трезво оцениваем затраты на внедрение и поддержку системы, а также ожидаемую отдачу от неё в виде снижения затрат или увеличения прибыли.

3. Лучше проще

При выборе систем автоматизации придерживаемся принципа «лучше проще». Сложные системы могут оказаться излишними и затратными. Поэтому стараемся выбрать решения, которые легко внедрить и использовать.

В целом, эти три пункта объясняют, что такое автоматизация бизнеса.

Резюме: для чего и когда нужна автоматизация бизнес-процессов компании

Как выбрать средство автоматизации

• Определить цели автоматизации и требования к системе.
• Исследовать рынок и выбрать решение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям и бюджету. На всякий случай, изучить возможности кастомизации под вашу компанию и ваши процессы.
• Почитать отзывы пользователей и проконсультироваться с экспертами в данной области.

Какие процессы можно автоматизировать

• Рутинные задачи, такие как обработка данных, учёт клиентов, управление складом.
• Маркетинг и продажи, взаимодействие с клиентами, а также управление производственными операциями.

Кому нужна автоматизация

• Любой компании, стремящейся к улучшению эффективности своей деятельности и повышению конкурентоспособности.
• Предприятиям с высоким объёмом операций, а также растущим компаниям, желающим оптимизировать свои процессы.

Кто занимается автоматизацией для бизнеса

• IT-специалисты, разработчики программного обеспечения, консультанты по автоматизации предприятий.
• Менеджеры по проектам и руководители отделов, ответственные за внедрение и использование систем автоматизации внутри компании.
• Маркетологи, которые связывают все процессы по продвижению и развитию продукта, управляют рекламными кабинетами и данными из CRM.

🕵️ Многие процессы можно автоматизировать без помощи разработчиков или дизайнеров. Например, сбор заявок, онлайн-продажи, регистрации на мероприятия, исследования и опросы можно делать с помощью квизов Марквиз.

Какие системы используют для автоматизации

• CRM (Customer Relationship Management) для управления клиентскими отношениями.
• ERP (Enterprise Resource Planning) для управления ресурсами компании.
• BPM (Business Process Management) для оптимизации бизнес-процессов.
• Специализированные программные решения для разных потребностей компании, например, квизы для привлечения заявок с встроенной аналитикой от Марквиз.

Познакомиться с функционалом по сборке квизов и опросов можно в личном кабинете Марквиз.

‍